邀请他人查看您的报告

如需与他人共享报告，您可以向其发送电子邮件邀请以便其访问数据洞察。您可以邀请特定人员或 Google 群组。您还可以进行更广泛的共享，允许拥有相应链接的任何人访问您的数据洞察报告。

组织共享政策

Google Workspace 和 Cloud Identity 管理员可以使用政策来限制组织中的用户共享数据洞察资源的方式。对于位于团队工作区或文件夹中的资源，数据洞察可能会使用政策用户来检查和强制执行这些共享政策。

政策用户的工作原理

如果某项资产位于团队工作区或文件夹中，则可以为该资产指定政策用户。数据洞察会使用政策用户的账号来确定适用的组织共享政策。

这些政策可能会限制共享选项或停用相应媒体资源的部分功能。

当用户将资源移至团队工作区或文件夹时，该用户会成为相应资源的政策用户。如果相应资源移出了所有团队工作区和文件夹，系统会移除“政策用户”指定。

将自己指定为资产的政策用户

如果您是相应资源的所有者，但不是政策用户，可以按照以下步骤将自己设为政策用户：

  1. 前往相应素材资源。
  2. 点击 person_add 分享。
  3. 点击设置齿轮图标，打开高级共享设置模式。
  4. 在高级共享设置模态框中，点击将我设为政策用户。

如何分享报告

如需共享报告，请按以下步骤操作：

  1. 登录数据洞察。
  2. 查看或修改要分享的报告。
  3. 点击 person_add 分享。系统随即会显示与用户和群组共享对话框。

如需从报告或数据源首页进行分享，请找到要分享的资源。点击三点状更多图标 more_vert，然后点击分享。

报告共享的运作方式

分享报告时，请考虑以下情况：

  • 用户无需登录即可查看通过公开链接共享的报告。
  • 用户必须使用 Google 账号登录，才能查看或修改通过其电子邮件地址或 Google 群组分享的报告。
  • 如果报告包含嵌入式数据源，那么与其他编辑者共享该报告后，他们就可以在该报告中使用和修改这些数据源。
  • 共享报告不会自动共享添加到该报告中的任何可重复使用的数据源。
    • 如需了解如何共享可重复使用的数据源，请参阅共享可重复使用的数据源。
    • 您无需共享报告的可重复使用的数据源，即可允许他人查看或修改报告。
  • 如要分享报告，您必须拥有该报告的“所有者”或“编辑者”角色。

与特定用户和群组共享

如需与特定用户或群组共享，请按以下步骤操作：

  1. 登录数据洞察。
  2. 查看或修改要分享的报告。
  3. 点击 person_add 分享。系统随即会显示与用户和群组共享对话框。
  4. 在添加用户下方，输入要与之共享的用户姓名或电子邮件地址。您还可以与 Google 群组共享。

  5. 为指定的用户和群组选择访问权限：

    • 可以修改：用户可以修改资产、创建和修改日程安排及提醒，还可以与他人分享资产。

    • 可以查看：用户可以查看相应素材资源，但无法修改或与他人分享。

      数据洞察 Pro 功能

      如果报告是数据洞察 Pro 报告，并且您是数据洞察 Pro 用户，那么即使某些用户不是数据洞察 Pro 用户，您也可以向具有查看者角色的用户和群组分配可以创建时间表权限。拥有此权限的用户可以在报告中创建和修改时间表。

      如果您取消数据洞察 Pro 订阅，这些用户将保留可创建日程权限，但您将无法向任何其他用户分配可创建日程权限。

      详细了解数据洞察 Pro

  6. 如需为不同用户设置不同的权限，请使用其名称旁边的角色下拉菜单。

  7. 默认情况下，您邀请的用户会收到一封电子邮件，其中包含指向您共享的资源的链接。如要在不发送电子邮件的情况下共享，请清除通知对方复选框。

  8. 点击发送。

在组织中使用 Looker Studio？

如果贵组织使用 Google Workspace 或 Google Cloud Identity 来管理数据洞察，则管理员可能会限制向组织内的其他用户共享数据洞察和数据洞察专业版内容。在这种情况下，如果您尝试向外部共享，系统会显示错误消息。您可能也无法再看到公开链接共享选项。

与非 Google 账号共享

如需直接邀请他人访问您的报告，对方必须拥有 Google 账号。如需与非 Google 账号共享，您有以下几种选择：

  1. 询问您的共享对象是否拥有 Google 账号，以便您共享内容。该账号可以是以下两种类型之一：
    • 以 @gmail.com 结尾的个人账号
    • 使用 Gmail、云端硬盘、文档、表格或幻灯片等 Google 产品的单位或学校账号
  2. 如果对方没有 Google 账号，则需要先注册一个，这样您才可以与其共享报告。
  3. 如果您想帮助共享对象注册账号，请向其发送此链接：https://accounts.google.com/signupwithoutgmail
  4. 使用其他分享方法，例如分享链接或通过电子邮件发送 PDF。

通过链接共享，您可以比直接邀请个人或群组更广泛地分发报告。例如，您可以启用链接共享，以便与非 Google 账号共享数据洞察报告；在电子邮件、博客或社交媒体帖子中添加链接；或在您的网站上嵌入链接。

如需获取共享链接，请按以下步骤操作：

  1. 登录数据洞察。
  2. 查看或修改要分享的报告。
  3. 点击 person_add 分享。系统随即会显示与用户和群组共享对话框。
  4. 在链接设置下，使用下拉菜单选择最符合您需求的链接分享选项。
  5. 点击复制链接。

如果您是数据洞察的标准用户，则可以使用以下链接共享选项：

  • 互联网上的任何人都可以查找和查看
  • 互联网上的任何人都可以查找和修改内容
  • 知道链接的任何人都可以查看
  • 知道链接的任何人都可以修改
  • 关闭 - 只有特定的人可以访问

如果您是 Google Workspace 用户，您的链接共享选项可能仅限于您网域中的用户。

谁会收到访问权限请求？

当用户尝试查看未与自己分享的报告时，会看到一个页面，其中显示他们无法访问该报告。用户可以点击该页面上的申请访问权限，向相应报告中的以下数据洞察角色发送电子邮件：

  • 对于免费版本数据洞察中的报告，或用户沙盒位置中的数据洞察 Pro 报告，系统会将请求发送给报告所有者。
  • 对于数据洞察 Pro 团队工作区中的报告，系统会将请求发送给该工作区的所有管理员。

问题排查

本部分提供有关在共享数据洞察资源时可能会遇到的常见问题的指南。

共享工作区资源时出现 500 内部错误

如果您在尝试与组织外部的用户共享 Workspace 中的数据洞察 Pro 资源时遇到“内部错误”消息，这可能是因为贵组织的“网域受限的共享”政策。

Workspace 中的数据洞察 Pro 资源受贵组织的共享政策约束。如果强制执行网域限制的共享，您可能无法与外部用户共享资源，即使您所在的群组对标准资源的外部共享有例外情况也是如此。

如果强制执行网域限制的共享设置，您需要采取以下某种变通方法，才能在外部共享数据洞察 Pro Workspace 资产：

  • 暂时修改组织政策：请您的管理员暂时移除包含网域限制条件的组织政策，向外部用户授予访问权限，然后重新应用该组织政策。
  • 向 Google 群组授予访问权限：
    1. 在组织的网域中创建 Google 群组。
    2. 请让您的 Google Workspace 管理员关闭该群组的网域限制。
    3. 将外部用户或服务账号添加到此 Google 群组。
    4. 与 Google 群组共享数据洞察 Pro 资源。

共享限制

您最多可以与 1,500 个正文（包括个人电子邮件地址和 Google 群组）共享数据洞察和数据洞察 Pro 资源。

此限制来自 Identity and Access Management (IAM) 配额和限制。